大型連鎖教育中心
大型連鎖教育中心
行業：教育機構 | 地點：全港 15 個分部 | 完工：2024-06
整合 15 個分部之 IPPBX、閉路電視、訪客 Wi-Fi 及總部 VPN,統一分機規則、錄影保留策略與遠端支援流程,提升校務及客服效率。
挑戰
15 個分部使用不同供應商的電話與網絡系統，管理分散，家長投訴回應緩慢，CCTV 錄影無法統一調閱。
方案
統一部署 IPPBX 雲端總機、跨區 VPN 骨幹、集中式 CCTV 管理平台及標準化訪客 Wi-Fi。
成果
- 總部可統一管理 15 個分部通訊
- 家長投訴回應時間縮短 60%
- CCTV 錄影集中備份保留 90 天
- 訪客 Wi-Fi 一鍵開通，無需逐店設定
這個案例的客戶是大型連鎖教育中心，屬於教育機構行業，在全港設有多個分部。教育中心的日常運作涉及校務管理、家長聯絡、課堂安排與分部之間的協調，電話系統、閉路電視、訪客 Wi-Fi 與總部 VPN 都是不可或缺的基礎設施。隨著分部數目增加，各分部各自採用的系統逐漸出現差異，總部在管理上需要花更多時間處理不同系統的設定與問題，影響校務與客服效率。Wifi King 團隊在接手後，先了解各分部的系統現況、家長聯絡流程與總部的管理需求，再制定統一整合方案，確保各分部在整合過程中維持正常運作。
項目面對的主要挑戰，是十五個分部使用不同供應商的電話與網絡系統，管理分散，總部難以統一處理。家長致電查詢或投訴時，分部之間無法快速協調，回應緩慢，家長需要重複說明情況，體驗不佳。閉路電視錄影亦無法統一調閱，總部需要逐個分部索取錄影，處理事件時效率偏低，遇上需要即時查看的情況更加被動。訪客 Wi-Fi 方面，各分部需要逐店設定，設定不一致亦令管理更加困難，新分部開業時需要重新設定整套系統。團隊需要把分散的系統整合為統一架構，讓總部可以集中管理，同時不影響各分部的日常運作，整合過程必須分階段進行，避免所有分部同時停頓。
針對上述情況，方案採取統一部署的方式，把各分部的系統按同一標準整合。團隊統一部署 IPPBX 雲端總機，把各分部的分機規則統一，讓家長來電可以按既定流程轉接到合適的分部或負責人，減少家長重複說明的情況。跨區 VPN 骨幹把各分部與總部連成一體，校務資料可以在總部與分部之間安全傳輸，總部可以即時掌握各分部的運作狀況。集中式 CCTV 管理平台讓總部可以統一調閱各分部的錄影，錄影保留策略亦可以統一制定，處理事件時無需逐個分部索取。訪客 Wi-Fi 方面，團隊採用標準化設定，各分部按同一標準開通，減少逐店設定的重複工作，新分部開業時亦可以按標準快速部署。
整合完成後，教育中心的通訊與監控管理變得更加集中，總部可以統一管理各分部的通訊安排，家長查詢與投訴的處理流程更加順暢，家長無需重複說明情況。閉路電視錄影集中備份，總部在需要時可以直接調閱，毋須逐個分部索取，處理事件的反應時間縮短。訪客 Wi-Fi 的開通流程亦簡化，分部同事可以按標準程序處理，減少設定錯誤的機會。對於擁有多個分部的教育機構而言，統一架構的價值在於日常管理成本降低，新分部加入時亦可以按既有標準快速部署，而無需重新設計整套系統。團隊在完成整合後，會提供操作說明與管理流程文件，讓總部與分部同事了解新系統的使用方法。
這個案例顯示的處理方式，是把分散在各分部的系統按統一標準整合，讓總部可以集中管理，而不是逐個分部獨立處理。對於擁有多個分部、各自使用不同供應商系統的教育機構或連鎖企業，這個案例的整合方式可以作為參考：先統一分機規則、錄影保留策略與訪客 Wi-Fi 設定，再把各分部與總部連成一體。整合過程需要分階段進行，避免所有分部同時停頓，團隊在規劃時會按各分部的運作時間，安排合適的整合順序。
有類似需要的機構，可以預約工程師按實際環境提供免費上門評估與專業建議。聯絡時可以告訴團隊總部與各分部的地址、行業與目前遇到的問題，例如分部數目、各分部的系統現況與家長聯絡流程，團隊會安排合適的工程人員跟進。評估過程中，工程師會了解各分部的系統差異與總部的管理需求，再提出整合建議。機構在收到建議之後，可以按自身情況決定是否委託，評估本身不會附加其他安排。
本頁按項目挑戰、解決方案與項目成果三部分，說明這個案例的背景與處理方式。挑戰部分說明各分部系統分散的問題，解決方案部分說明統一部署的架構，成果部分列出完成整合之後的改善。讀者在參考這個案例時，可以先對照自己機構的情況，看看是否面對類似的分部系統分散、家長聯絡緩慢或錄影無法統一調閱的問題，再決定是否需要類似的整合。頁面亦提供返回成功案例的連結，讀者可以瀏覽其他行業的案例，了解團隊在不同場景的處理方式。